Hướng dẫn sử dụng màn hình thanh toán

Hôm nay mình sẽ hướng dẫn các bạn các bước thực hiện hồ sơ sơ thanh toán trên phần mểm GW và trình duyệt hồ sơ thanh toán trên phần mềm Base WL.
Mình sẽ lấy 1 ví dụ, ví dụ thanh toán chi phí tiếp khách DA KDCTS số tiền 13.556.600 đồng.

• Đầu tiên mình vào web kinhdoanh.greenworld.vn –> đăng nhập tài khoản –> CP của mình có 2 loại “Định phí” và “Biến phí”.

•  Nếu ĐNTT của mình thuộc BP mình vào MD Quản lý BP, nếu CP của mình là ĐP mình vào MD Quản lý ĐP. Các bước nhập liệu ở 2 MD này đều gống nhau chỉ khác nhau ở hạng mục chi phí.

+ ĐP mình có 6 hạng mục (CPVP, CPNV, CPNH, CP KT-THUẾ, CP Dự Phòng, CP Đầu Tư).
+ BP mình có 2 loại: BP dự án và BP kinh doanh
BP dự án dùng trong trường hợp CP đó đã có mã DA: gồm 10 hạng mục (PLDA, XD, CN, NTBGKT, TQT, P.THINGHIEM, Phần QL, CPK, PCCC). Riêng hạng mục TCKT là những CP phát sinh từ phòng TCKT để phục vụ cho dự án. CP phát sinh từ hạng mục nào thì các bạn điền số tiền vào tiểu mục của hạng mục đó.
BP kinh doanh dùng trong trường hợp CP đó chưa có mã DA: gồm 6 hạng mục (Phát triển dự án, kinh doanh, Admin, Partner, CPQL, Alpha
 

• Ví dụ của mình phát sinh từ khối 3 thuộc BP nên mình sẽ vào MD QLBP -> chọn thanh toán -> CP này của DA KDCTS (đã có mã DA) nên mình chọn BP DA

 

1. Ở mục Diễn giải lý do thanh toán mình nhập nội dung cần thanh toán – nội dung mình cần TT là chi phí tiếp khách. => Nhập TT CP tiếp khách.

 

2. Ở mục dự án mình chọn mã dự án đã được tạo sẵn – Vì mình đang dùng tài khoản Admin nên mình đang thấy hết tất cả các dự án còn tài khoản các bạn sẽ được phân quyền ai được phân công thực hiện DA nào thì sẽ được thấy đúng mã DA đó. CP này mình đang ứng cho DA KDCTS nên mình sẽ tìm mã DA KDCTS và chọn.

 

3. Ở mục phân loại có 4 phân loại:

• Phân loại HST là những DA trước khi ký Hợp đồng nó có 3 phân loại con: những CP tạm ứng nếu nằm trong KH được duyệt ban đầu thì tick chọn K2, những CP phát sinh ngoài KH ban đầu tick phát sinh, những CP thuộc về Defeclist chọn Defeclist.
•  Phân loại HD là những DA sau khi đã ký Hợp đồng nó cũng có 3 phân loại con: những CP tạm ứng nếu nằm trong KH A-B-B’ được duyệt ban đầu thì tick chọn P3, những CP phát sinh ngoài KH A-B-B’ tick phát sinh, những CP thuộc về Defeclist chọn Defeclist.
•  Phân loại RUI RO: RR mình có 2 phân loại con là RR trong quản lý và Khách hàng.
•     Phân loại ngân hàng: mình có 3 phân loại con là lãi vay, bảo lãnh, tiền phạt.

 

4. Ở mục giải pháp lưu trử: tick chọn trong trường hợp mua vật tư, thiết bị, hàng hóa về nhập kho nếu NCC giao hàng tại xưởng mình chọn lưu kho, giao tại công trình chọn lưu tại công trình, giao tại VP chọn giao tại VP.

 

5. Ở mục số tiền và VAT các bạn bỏ qua ko nhập phần mềm sẽ tự động tính tổng giá trị khi mình nhập số tiền ở phần tiểu mục bên dưới.

6. Ở mục tài liệu: tất cả các tài liệu đính kèm để trình TT mình sẽ ko add file trực tiếp lên trên phần mềm mà sẽ tạo 1 folder mới trên Nas lưu tất cả các file đính kèm rồi copy link Nas vào mục tài liệu kèm với tên file. Mục tài liệu 2 các bạn copy link Nas nơi lưu Request + tên file Request. Tuy nhiên để đồng bộ tên file lưu HS trên Nas, Base và Phần mềm GW thì khi tạo dữ liệu trường thông tin này mình sẽ để điền sau cùng.
7. Ở mục hình thức thanh toán nếu TT TM tick chọn TM nếu TT CK tick chọn CK rồi điền thông tin số TK cần chuyển. VD CP này mình chọn CK cho anh Thiều Quang Thọ, STK: 123, NH: ACB-HCM.

 

8. Ở mục phòng ban: Phòng ban nào ứng CP này thì mình tick chọn tên phòng ban của mình.
9. Hạng mục tiểu mục: CP mình đang ứng thuộc hạng mục tiểu mục nào thì mình điền số tiền bên dưới tên tiểu mục – VD của mình đang là CP tiếp khách thuộc hạng mục phần quản lý nên mình sẽ điền 13.556.600 vào đây.

 

10. Sau khi đã điền đầy đủ các trường dữ liệu mình chọn lưu thay đổi. Sau khi lưu thay đổi phần mềm cho ra mã hồ sơ vừa tạo, mình sẽ dùng tên mã HS này để tạo hồ sơ trình duyệt trên Base WL và tạo Foderl lưu trên máy Nas.

Vị trí lưu HS trên máy Nas theo cuộc họp ngày 19/01/2024 về việc triển khai áp dụng PM GW thì các TBP có thống nhất vị trí lưu file trên máy Nas cụ thể: ở khối 1 lưu ở mục nội bộ phòng GA/TCKT – Khối 2 lưu ở mục 1.5 chi phí HST theo cấu trúc lưu dữ liệu máy Nas – Khối 3 lưu ở mục 5.5 QA-QC-QS B-B’ theo cấu trúc lưu dữ liệu máy Nas. Trên máy Nas thì ko phải ai cũng được phân quyền tạo được Foderl lưu nên các bạn tạo trước trên máy tính của mình rồi Copy vào vị trí lưu or gởi HS cho người được quyền để vào tạo và lưu.
Đầu tiên mình Copy tên -. Tạo folder mới dán tên mã HS vào -> đưa tất cả các chứng từ liên quan đến HS thanh toán vào folder này -> Copy folder bỏ vào vị trí lưu theo quy định. Sau khi thực hiện xong bước lưu HS trên Nas mình copy đường link Nas vào lại mã HS mình vừa tạo chọn sửa để đưa Link Nas vào mục tài liệu  1 + tên file lưu -> Chọn lưu thay đổi.

*** Lưu ý Sau khi chọn lưu thay đổi đối với HS ĐNTU tới bước này là mình đã hoàn thành việc nhập các trường dữ liệu lên trên PM GW và có thể trình duyệt nhưng đối với ĐNTT các bạn làm thêm 1 thao tác nữa đó là tick vào mục bảng kê thanh toán để nhập thông tin bảng kê mua hàng – nhập thông tin hóa đơn thực tế mua hàng những CT ko có hóa đơn mình bỏ qua cột nhập số hóa đơn, VAT và ngày hóa đơn – nhập diễn giải nội dung mua hàng kèm tên Cty của nhà cung cấp sau đó chọn lưu lại mỗi 1 chứng từ các bạn nhập 1 lần và chọn lưu lại. Tới đây mình mới hoàn thành các bước nhập ĐNTT trên PM GW.
Để trình CP TT này mình sẽ chuyển qua PM base WL với CP này mình sẽ trình trên luồng WL số 1 theo chỉ dẫn mặc định của PM GW.
 

• Vào web mở PM base.vn – đăng nhập tài khoản – chọn base WL – đi đến các luồng trình duyệt của phòng TCKT chọn luồng số 1 BP QT TT TC – chọn tạo nhiệm vụ.

 

1. Ở mục tên nhiệm vụ mình copy tên ĐNTT đã tạo trên PM GW dán vào.

Ở mục giao cho mình sẽ giao cho chính mình
      Ở mục link đề xuất: chọn copy link ĐNTT đã tạo trên PM GW dán vào. = > chọn tạo nhiệm vụ mới.
 

2. Sau khi nhiệm vụ được tạo mình chuyển tiếp bước 2 cho Trưởng bộ môn để duyệt ĐN. Mỗi giai đoạn  trên PM WL sẽ có 1 or nhiều thành viên thực thi cùng 1 giai đoạn nên tùy vào mỗi DA các bạn xem bảng phân chia nhiệm vụ ai được phân công ở vị trí nào thì khi chuyển giai đoạn kế tiếp mình chọn cho đúng. Và các trường thông tin đều nằm trên PM GW nên tới bước của ai duyệt thì các bạn phải tick vào link đề xuất để xem HS. Nếu HS cần sửa đổi bổ sung thêm thì người duyệt HS note ở mục thảo luận rồi chuyển trả về giai đoạn trước, nếu muốn hủy tạm ứng thì đánh dấu thất bại nêu rõ lý do, nếu đồng ý duyệt thì phản hồi các thông tin trên trường tùy chỉnh đã được sét sẵn rồi chọn chuyển tiếp. Quy trình các bước duyệt HS tương tự nhau nên mình sẽ đẩy nhanh qua các bước duyệt HS.

HS tạm ứng của mình đang ở B2 Trưởng bộ môn soát xét nội bộ. TBM đồng ý chuyển tiếp bước 3 cho CHT. Mình đang ứng CP cho DA KDCTS và anh Thọ đang là CHT nên mình sẽ chọn giao cho anh Thọ duyệt ở bước 3.
 

3. A Thọ check ĐNTT nếu đồng ý chuyển tiếp bước 4 cho người tiếp nhận ĐN (nếu CP của DA đã ký HĐ thì chuyển cho Ms Thảo, nếu CP của DA trước HĐ, CP của khối 2 thì chuyển cho Ms Phúc. Ở bước này chỉ mới tiếp nhận HS chưa thực hiện việc soát xét.

 

4. Thứ 4 hàng tuần người đề nghị sẽ chuyển qua bước 5 cho KTCT để kiểm tra soát xét HS nếu đồng ý mình cũng sẽ trả lời các trường dữ liệu rồi chọn chuyển tiếp bước 6 cho TBP Chủ trì dự án.

5. Thứ 5 hàng tuần TBP CTDA sẽ xem xét duyệt HS đồng ý chuyển tiếp bước 7 cho KT A-B & Giá thành (Nếu CP của DA đã ký HĐ thì chuyển cho Ms Phương, nếu CP của DA trước HĐ, CP của khối 2 chuyển cho Ms Nga).

 

6. Thứ 6 hàng tuần KT AB&GT sẽ check HS nếu đồng ý chuyển tiếp bước 8 cho PGĐ khối duyệt, CP của khối nào thì chuyển cho PGD của khối đó duyệt.

 

7. Thứ 7 hàng tuần PGĐ khối sẽ duyệt HS nếu đồng ý chuyển tiếp bước 9 cho trợ lý GĐ xác nhận.

 

8. Thứ 7 hàng tuần Trợ lý GĐ xác nhận HS nếu đồng ý chuyển tiếp bước 10 cho CEO duyệt-ban hành.

Vì 2 vị trí PGĐ khối và Trợ lý chưa có nhân sự phụ trách nên đang để tài khoản Ms Nga để đẩy luồng duyệt HS nên thời gian duyệt vào cùng một ngày là thứ 7. Nếu sau này có nhân sự phụ trách sẽ xét lại thời gian ở 2 vị trí này.

9. Chiều thứ 7 hàng tuần đến sáng thứ 2 tuần sau HS sẽ được CEO duyệt và ban hành. Sau khi CEO duyệt chuyển tiếp bước 11 cho người tiếp nhận đễ nhận lại HS được duyệt.

Lưu ý: Sau khi đề nghị được duyệt người đề nghị in Giấy đề nghị thanh toán + bảng kê + chứng từ (nếu có) gởi cho người tiếp nhận đề nghị (Định kỳ 1 tuần gởi 1 lần vào sang thứ 2 hàng tuần).
 

10. Sáng thứ 2 hàng tuần Người tiếp nhận ĐN thực hiện 2 nhiệm vụ:

• Chuyển tiếp bước 12 những HS được duyệt cho KT để trình KH chi tuần.
• Kiểm tra tổng hợp tất cả các hồ sơ giấy của người đề nghị so với phần mềm và chuyển bản cứng cho KT.

 

11. Chiều thứ 2 hàng tuần KT sẽ trình KH chi tuần những HS nào được duyệt chi KT sẽ chuyển qua bước 13 để chuẩn bị hồ sơ chi. Thời gian chi là vào thứ 6 hàng tuần.

 

12. Sau khi chi KT đính kèm phiếu chi vào vị trí của HS lưu trên Nas để chuyển tiếp bước hoàn thành.
13. Lưu ý: Về chứng từ liên quan đến hồ sơ tạm ứng, giải trình kế toán có up file hướng dẫn trên Nas theo link Z:\4.1 Form chung\K1.1 GW-TCKT\BM.BIEU MAU CHUNG\TEAM KE TOAN => Tên file: KT-BM1.7-Chứng từ Hồ sơ Tạm ứng Thanh toán Giải trình Nội Bộ.

• Như vậy là mình đã hướng dẫn các bạn xong các bước tạo và trình duyệt HSTT trên phần mềm GW và Base WL. Chúc các bạn thành công.